Neuroinkluzywne miejsce pracy. Część 3: Przestrzeń biurowa

W tworzeniu neuroinkluzywnego środowiska pracy ogromną role odgrywa przestrzeń biurowa. Wiele zespołów pracuje hybrydowo, co oznacza, że pracownicy przełączają się między stworzonymi dla siebie warunkami pracy w domu, a przestrzenią biurową. Jeżeli pracują w pełni z biura, przestrzeń tym bardziej stanowi kluczowy element wymagający zaprojektowania w sposób inkluzywny. Zarówno w projektowaniu przestrzeni, jak i w projektowaniu całego środowiska pracy, szukamy możliwości uniwersalnych, czyli takich, które pomogą osobom stanowiącym neuromniejszości, ale też będą stanowiły wsparcie dla osób neurotypowych. Poniżej wskazówki, które mogą pomóc w projektowaniu bardziej przyjaznych przestrzeni do pracy.

Różne kategorie przestrzeni w biurze

W 2023 roku ukazał się wyczerpujący raport firmy Skanska zawierający wyczerpujące rekomendacje dotyczące organizacji biura. W raporcie podkreślone są kluczowe obszary, które wiążą się z głównymi wyzwaniami osób neuroatypowych: wrażliwość sensoryczna, zarządzanie stresem i kontrola emocji, zarządzanie czasem i organizacja pracy oraz efektywna komunikacja. Na wszystkie te obszary ogromny wpływ ma przestrzeń fizyczna i otoczenie, dlatego w raporcie firmy Skanska zdefiniowane zostały 3 kluczowe przestrzenie biurowe wymagające zaprojektowania:

• przestrzeń do pracy indywidualnej: strefa pracy w ciszy, zamknięta strefa pracy, pokój do pracy w koncentracji, otwarta przestrzeń pracy, budka akustyczna
• przestrzeń do współpracy: sale kreatywne, warssztatowe, strefa współpracy, różnorodne sale spotkań
• przestrzeń do regeneracji: strefa aktywnej regenaracji, punkt regeneracji sensorycznej, punkt kawowo-herbaciany, kuchnia i jadalnia

Przestrzeń do pracy indywidualnej

Dla wielu osób neuroatypowych, szczególnie tych w spektrum autyzmu czy z ADHD, nadmiar bodźców może być przytłaczający i utrudniać koncentrację. Dlatego kluczowe jest stworzenie przestrzeni, które oferują możliwość odizolowania się i skupienia na zadaniach.

• Ciche boksy i kabiny: Zamiast otwartych przestrzeni biurowych, warto wydzielić mniejsze, zamknięte boksy lub kabiny. Powinny być one wyposażone w regulowane oświetlenie (np. z możliwością zmiany natężenia i barwy), dobrą akustykę (wyciszające panele ścienne, dywany), a także ergonomiczne meble (regulowane biurka i krzesła).
• Strefy bez rozpraszaczy: Wyznaczenie stref, w których obowiązuje zasada "bez rozmów", "bez dzwoniących telefonów" może znacząco poprawić komfort pracy osób wrażliwych na hałas. Można to oznaczyć wizualnie i zachęcać pracowników do korzystania z tych stref, gdy potrzebują maksymalnego skupienia.
• Dostępność naturalnego światła i zieleni: Nawet w przestrzeniach indywidualnych warto zadbać o dostęp do naturalnego światła (o ile nie jest ono zbyt intensywne i nie powoduje dyskomfortu) oraz wprowadzenie elementów zieleni (rośliny doniczkowe). Badania pokazują, że mają one pozytywny wpływ na samopoczucie i koncentrację wszystkich pracowników.
• Możliwość personalizacji: Dopuszczenie do pewnego stopnia personalizacji przestrzeni indywidualnej (np. możliwość postawienia własnej rośliny, zdjęcia, czy drobnych przedmiotów sensorycznych), ustawienia/regulacji biurka, powieszenia czegoś na ścianie, może zwiększyć poczucie kontroli i komfortu. Z tego powodu też warto pamiętać, że popularne teraz hot-deski, a więc biurka nie przypisane na stałe do jednej osoby / bez możliwości rezerwacji zawsze tego samego miejsca, mogą być generatorem dużego stresu i negatywnie wpływać na efektywność pracy.

Przestrzeń do współpracy

Współpraca jest ważnym elementem pracy zespołowej, ale dla osób neuroatypowych może wiązać się z wyzwaniami komunikacyjnymi i społecznymi. Projektując przestrzeń do współpracy, należy pamiętać o elastyczności i jasnych zasadach.

• Różnorodne typy sal spotkań: Zamiast jednej dużej sali konferencyjnej, warto mieć do dyspozycji mniejsze salki na spotkania w mniejszym gronie, a także bardziej otwarte przestrzenie do burzy mózgów z mobilnymi meblami, które można łatwo dostosować do potrzeb grupy.
• Akustyka w przestrzeniach otwartych: Jeżeli przestrzeń do współpracy jest otwarta, kluczowe jest zastosowanie rozwiązań poprawiających akustykę, takich jak panele dźwiękochłonne, ekrany działowe, czy "wyspy" z miękkimi meblami, które pomagają w absorbowaniu dźwięków.
• Wizualne wsparcie komunikacji: W salach spotkań warto zadbać o tablice suchościeralne, flipcharty, a także monitory do wyświetlania prezentacji i notatek. Wizualizacja pomaga w lepszym zrozumieniu i śledzeniu dyskusji, co jest szczególnie pomocne dla osób z trudnościami w przetwarzaniu informacji werbalnych.
• Jasne zasady korzystania z przestrzeni: Ustalenie, spisanie i zakomunikowanie jasnych zasad dotyczących rezerwacji sal, poziomu hałasu, czy korzystania z wyposażenia, może zmniejszyć niepewność i stres związany z interakcjami społecznymi w przestrzeni biurowej.
• Przestrzenie do nieformalnych interakcji: Wydzielenie stref z wygodnymi sofami, pufami czy stolikami kawowymi może sprzyjać nieformalnym rozmowom i budowaniu relacji w mniej formalnej atmosferze. Dla niektórych osób neuroatypowych takie mniej zobowiązujące przestrzenie mogą być łatwiejsze w nawigacji społecznej.

Przestrzeń do regeneracji

Dostęp do przestrzeni, w której można się wyciszyć, zrelaksować i zregenerować siły, jest kluczowy dla dobrostanu wszystkich pracowników, również dla osób neuroatypowych, które mogą doświadczać większego przeciążenia sensorycznego i emocjonalnego.

• Ciche pokoje relaksu: Wydzielone pokoje z przytłumionym światłem, wygodnymi leżankami lub pufami, możliwością odtwarzania relaksującej muzyki lub dźwięków natury. Mogą być wyposażone w koce, poduszki sensoryczne czy materiały do ćwiczeń oddechowych.
• Strefy wyciszenia: Mniejsze, bardziej kameralne strefy z wygodnymi fotelami i biblioteczką, gdzie można w ciszy poczytać, posiedzieć w samotności lub po prostu odpocząć od zgiełku biura.
• Pokój sensoryczny: Dla osób z silną nadwrażliwością sensoryczną, stworzenie pokoju sensorycznego z różnorodnymi bodźcami (np. lampa lawa, projektor gwiazd, piłki sensoryczne, miękkie tkaniny) może pomóc w regulacji emocji i sensorycznej.
• Dostęp do natury: Niektóre firmy mogą sobie pozwolić na stworzenie przestrzeni zewnętrzną, takiej jak taras, balkon lub ogród, gdzie pracownicy mogą wyjść na świeże powietrze i zaczerpnąć naturalnego światła.

Neuroinkluzywna przestrzeń biurowa a zmysły: Słuch, Wzrok, Zapach, Dotyk

Projektowanie neuroinkluzywnego środowiska pracy wymaga holistycznego podejścia, które uwzględnia różnorodność sensoryczną pracowników. Osoby neuroatypowe często doświadczają świata w sposób bardziej intensywny sensorycznie, co oznacza, że bodźce, które dla osób neurotypowych są neutralne, dla nich mogą być przytłaczające i dezorientujące.

Słuch: redukcja hałasu i kontrola dźwięku

Nadwrażliwość na dźwięki jest częstym wyzwaniem dla osób ze spektrum autyzmu, ADHD czy innymi różnicami neurologicznymi. Nagłe, głośne dźwięki, ciągły szum rozmów czy działająca drukarka mogą prowadzić do przeciążenia sensorycznego, stresu i trudności z koncentracją.

• Strefy ciszy i boksy akustyczne: Wydzielenie dedykowanych stref, w których panuje cisza lub niski poziom dźwięków, jest kluczowe. Mogą to być indywidualne boksy akustyczne z wyciszającymi panelami, ale także większe "silent roomy" wyposażone w miękkie meble i materiały absorbujące dźwięk.
• Materiały dźwiękochłonne: Wykorzystanie w całym biurze materiałów o właściwościach dźwiękochłonnych, takich jak dywany, zasłony, panele ścienne i sufitowe, może znacząco zredukować ogólny poziom hałasu i pogłos.
• Systemy maskowania dźwięku (sound masking): W otwartych przestrzeniach biurowych można zastosować systemy emitujące subtelne, neutralne dźwięki (np. szum białego lub różowego szumu), które pomagają maskować rozpraszające rozmowy i inne hałasy.
• Słuchawki z redukcją szumów: Zapewnienie pracownikom dostępu do wysokiej jakości słuchawek z aktywną redukcją szumów może dać im możliwość kontrolowania bodźców słuchowych i tworzenia własnej "bańki ciszy" w razie potrzeby.
• Polityka dotycząca hałasu: Wprowadzenie jasnych zasad dotyczących poziomu hałasu w różnych strefach biura (np. "ciche strefy pracy indywidualnej", "strefy dozwolonych cichych rozmów") i zachęcanie do ich przestrzegania.

Wzrok: kontrola światła i minimalizacja bodźców wizualnych

Nadwrażliwość wzrokowa może objawiać się dyskomfortem związanym z jaskrawym lub migoczącym światłem, nadmiarem bodźców wizualnych, wzorzystymi powierzchniami czy chaosem w przestrzeni.

• Regulowane oświetlenie: Instalacja systemów oświetleniowych z możliwością regulacji natężenia i barwy światła (od ciepłego, relaksującego po chłodniejsze, bardziej pobudzające). Dostępność indywidualnych lampek biurkowych daje pracownikom większą kontrolę nad oświetleniem w ich bezpośrednim otoczeniu.
• Oświetlenie kierunkowe: Zamiast jednego centralnego, jaskrawego światła sufitowego, stosowane jest oświetlenie punktowe i lampy podłogowe z możliwością regulacji kierunku i intensywności światła.
• Naturalne światło z możliwością zaciemnienia: Maksymalne wykorzystanie dostępu do naturalnego światła jest korzystne, ale ważne jest również zapewnienie możliwości zaciemnienia okien za pomocą rolet, żaluzji lub zasłon, aby zredukować intensywność światła w razie potrzeby.
• Spokojna kolorystyka i proste wzory: Wybieranie stonowanych palet kolorów i unikanie krzykliwych wzorów na ścianach, podłogach i meblach może stworzyć bardziej spokojne i mniej rozpraszające wizualnie środowisko.
• Minimalizm i porządek: Projektowanie przestrzeni z naciskiem na minimalizm i utrzymanie porządku pomaga zredukować nadmiar bodźców wizualnych. Dostępność zamykanych szafek i organizerów ułatwia utrzymanie czystości na biurkach.
• Przestrzenie o niskim poziomie wizualnego rozproszenia: Wydzielenie stref pracy indywidualnej, które są wizualnie odizolowane od reszty biura (np. za pomocą ścianek działowych lub umiejscowienie biurek tyłem do otwartej przestrzeni).

Zapach: przede wszystkim neutralność

Intensywne zapachy, zarówno te sztuczne (np. odświeżacze powietrza, intensywne perfumy), jak i naturalne (np. silnie pachnące kwiaty), mogą być drażniące i wywoływać dyskomfort, a nawet reakcje alergiczne u osób neuroatypowych.

• Neutralne środowisko zapachowe: Unikanie stosowania silnych odświeżaczy powietrza, intensywnie pachnących środków czystości czy sztucznych aromatów. Dbałość o dobrą wentylację i regularne wietrzenie pomieszczeń.
• System wentylacji z filtrami węglowymi: Zainstalowany jest zaawansowany system wentylacji z filtrami węglowymi, który skutecznie usuwa zanieczyszczenia i neutralizuje nieprzyjemne zapachy.

Dotyk: komfort termiczny i różnorodność tekstur

Wrażliwość dotykowa może objawiać się dyskomfortem związanym z temperaturą, fakturą materiałów (np. szorstkie tkaniny), czy potrzebą dostępu do przedmiotów o określonych właściwościach sensorycznych.

• Kontrola temperatury: Zapewnienie możliwości regulacji temperatury w różnych strefach biura oraz indywidualnych stanowiskach pracy (np. poprzez nawiewy z regulacją).
• Ergonomiczne i komfortowe meble: Wybieranie krzeseł z regulacją, biurek o regulowanej wysokości oraz materiałów obiciowych, które są przyjemne w dotyku i oddychające.
• Dostęp do przedmiotów sensorycznych: Umożliwienie pracownikom korzystania z dyskretnych przedmiotów sensorycznych (np. piłeczki antystresowe, gładkie kamienie) w celu samoregulacji.
• Różnorodność tekstur w strefach relaksu: W pokojach relaksu można wprowadzić różnorodne tekstury (miękkie koce, puszyste poduszki, gładkie powierzchnie), dając pracownikom wybór bodźców dotykowych.
• Przestrzenie do ruchu: Zapewnienie przestrzeni, gdzie pracownicy mogą się poruszać i rozciągać (np. mała salka do ćwiczeń, otwarte przestrzenie zachęcające do krótkich spacerów), co może pomóc w regulacji sensorycznej.

Neuroinkluzywna przestrzeń biurowa a interakcje społeczne: wsparcie i autonomia

Dla niektórych osób neuroatypowych, interakcje społeczne mogą być źródłem stresu, niepewności i wyczerpania. Projektowanie przestrzeni biurowej powinno uwzględniać różnorodne potrzeby w zakresie kontaktów społecznych, oferując zarówno możliwości do współpracy, jak i opcje ograniczenia interakcji, gdy jest to potrzebne.

• Różnorodne strefy pracy: Powtarzane już wielokrotnie w tym tekście oferowanie wyboru między otwartymi przestrzeniami do współpracy a bardziej odosobnionymi strefami pracy indywidualnej daje pracownikom kontrolę nad poziomem interakcji społecznych, w jakich uczestniczą.
• Jasno zdefiniowane przestrzenie socjalne: Wyznaczenie konkretnych stref przeznaczonych do interakcji socjalnych (np. kuchnia, jadalnia, strefy relaksu z wygodnymi sofami) pomaga w oddzieleniu tych aktywności od stref pracy, co może zmniejszyć niepokój związany z nieoczekiwanymi interakcjami w miejscu pracy.
• "Ciche" strefy socjalne: W obrębie przestrzeni socjalnych warto wydzielić mniejsze "ciche kąciki" z wygodnymi fotelami, gdzie można odpocząć od zgiełku i prowadzić spokojniejsze rozmowy w mniejszym gronie.
• Wizualne wskazówki i oznakowania: Jasne oznakowanie różnych stref biura (np. "strefa cichej pracy", "strefa współpracy", "strefa socjalna") pomaga pracownikom w orientacji i wyborze przestrzeni adekwatnej do ich aktualnych potrzeb i preferencji w zakresie interakcji społecznych.
• Dostępność informacji o przestrzeni: Udostępnienie pracownikom informacji o różnych strefach biura, ich przeznaczeniu i poziomie oczekiwanej interakcji społecznej (np. poprzez mapy biura, opisy w intranecie) zwiększa przewidywalność i poczucie kontroli.
• Aplikacja do rezerwacji sal spotkań z informacjami o ich charakterze: Aplikacja do rezerwacji sal spotkań zawiera informacje o wielkości sali, dostępnym wyposażeniu i sugerowanym poziomie formalności spotkań (np. "mała salka do burzy mózgów - nieformalna atmosfera").
• "Strefy fokusowe" oraz strefy relaksu z sygnalizacją dostępności: Wydzielone, niewielkie pomieszczenia do pracy indywidualnej czy relaksu powinny być zaopatrzone w sygnalizację dostepności na zewnątrz (np. zielone - wolne, czerwone - zajęte lub inny rodzaj oznaczenia), co minimalizuje ryzyko niechcianego wtargnięcia i przerywania pracy oraz nie budzi dyskomfortu lub stresu osób, które z nich korzystają.
• Dystrybutory z wodą umieszczone nie tylko w kuchni, ale także przy biurkach, co pozwoli na unikanie niechcianych interakcji społecznych przy nalewaniu wody w trakcie pracy w skupieniu.

Podsumowanie

Każdy pracownik powinien wiedzieć w jaki sposób można zgłaszać sugestie dotyczące usprawnienia przestrzeni biurowej. Czasem dla podniesienia komfortu ważne będą drobne szczegóły (takie jak na przykład umieszczenie dystrybutorów z wodą nie tylko w kuchni, która wymusza kontakty społeczne, co może wybijać z rytmu pracy niektóre osoby), dlatego ważne, żeby każdy pracownik wiedział w jaki sposób swoje potrzeby może zakomunikować i w jaki sposób są one rozpatrywane. Powyższa lista jest listą inspiracji dla usprawnień i zmian jakie można wprowadzić w przestrzeni biurowej chcąc zadbać o komfort wszystkich pracowników. Najlepiej jednak zacząć od zapytania swoich pracowników co w kontekście ich konkretnej pracy, konkretnej firmy i konkretnej przestrzeni biurowej pomogłoby im w lepszym skupieniu lub podniosłoby ich komfort.