Neuroinkluzywne miejsce pracy. Część 2: Onboarding nowego pracownika.

Proces onboardingu

Wdrożenie nowej osoby do zespołu to kluczowy moment, który wpływa na jej szybką adaptację i efektywność pracy. Dobrze zaplanowany onboarding nie tylko ułatwia nowemu członkowi zespołu wejście w nowe obowiązki, ale także buduje pozytywną atmosferę i wzmacnia kulturę zespołu. Dane pokazują, że dobrze przeprowadzony onbaording pomaga w zbudowaniu zaangażowania nowego pracownika i finalnie ma wpływ na wyniki finansowe firmy (niektóre dane zostały zebrane w tym artykule: https://www.oak.com/blog/employee-onboarding-statistics/ lub w tym https://www.techfunnel.com/hr-tech/roi-effective-onboarding-success-impact/).

Poniżej opisałam kluczowe elementy skutecznego procesu onboardingu, które są moim zdaniem szczególnie ważne podczas wdrażania pracownika neuroatypowego, ale pomogą każdemu pracownikowi.

A/ Komunikacja przed pierwszym dniem pracy

Zadbaj o to, aby nowa osoba jeszcze przed rozpoczęciem pracy otrzymała szczegółowe informacje dotyczące jej pierwszego dnia. Warto przekazać agendę spotkań, dokładny adres i godzinę rozpoczęcia pracy oraz imię i nazwisko osoby, która będzie na nią czekać. Dla wielu osób pierwsze kroki w nowym miejscu mogą być stresujące, dlatego precyzyjne wskazówki dotyczące tego, gdzie się udać i kogo zapytać o pomoc, znacząco zmniejszą ten dyskomfort. Nie zapomnij także o informacjach dotyczących dress code'u oraz kwestii związanych z lunchem (godziny przerwy, możliwość skorzystania z firmowej kantyny lub konieczność przyniesienia własnego posiłku).

Całkiem fajne przykłady i wzory komunikacji powitalnej. dostępne w formacie word znajdziesz tutaj: https://hrappka.pl/blog/list-powitalny-dla-nowego-pracownika-przyklady

Inne przykłady komunikacji, również skierowanej do zespołu, znajdziesz tutaj: https://tomhrm.com/powitanie-nowego-pracownika/

Fajnym pomysłem jest również opracowanie one-pagera z profilem nowego pracownika, zarówno dla niego, ale przede wszystkim dla zespołu:

B/ Poznajmy się: spotkania zespołu

Stworzenie okazji do poznania zespołu jeszcze przed formalnym rozpoczęciem pracy jest bardzo wartościowe. Może to być krótkie spotkanie online lub prezentacja przedstawiająca członków zespołu. Po dołączeniu do zespołu, warto przydzielić nowej osobie "buddiego" – doświadczonego członka zespołu, który będzie jej przewodnikiem i wsparciem w pierwszych tygodniach. Po kilku dniach dobrze jest zorganizować formalne spotkanie zapoznawcze z całym zespołem. Poinformuj nową osobę o tym spotkaniu z wyprzedzeniem i poinformuj, że zostanie poproszona o krótkie przedstawienie się - warto zapytać czy pracownik potrzebuje konkretnych wskazówek dotyczących przedstawienia się lub wspomnieć krótko jak to zazwyczaj wygląda. Dzięki temu uniknie stresu związanego z niespodziewaną prośbą o autoprezentację. W pierwszych tygodniach zachęć nowego pracownika do inicjowania indywidualnych spotkań z członkami zespołu (tzw. "1 na 1") - może w tym pomóc dostarczenie listy osób w zespole, z którymi warto, żeby się spotkał oraz wskazówek co do czasu trwania spotkania, treści zaproszenia czy sposobu wysyłania takich zaproszeń przez używany w firmie system. Warto, aby w zespole panowała kultura otwartości na takie spotkania, dzięki czemu nowa osoba poczuje się pewniej i szybciej nawiąże relacje, co przełoży się na lepszą współpracę i adaptację, dlatego uprzedź zespół, że takie zaproszenia dostaną od osoby, która dołączyła.

Firma Gitlab prowadzi pre-onbaording calle, tzw. TaNewKi Wellcome Call, które dokładnie opisali na swojej stronie: https://handbook.gitlab.com/handbook/people-group/general-onboarding/

C/ Jasny plan onboardingu i szkoleń

Od pierwszego dnia nowa osoba powinna mieć dostęp do szczegółowego planu onboardingu, który jasno określi kolejne kroki wdrażania. Plan ten może przyjąć formę tabeli, kalendarza lub listy zadań. Powinien zawierać informacje o obowiązkowych spotkaniach, szkoleniach oraz materiałach do zapoznania się. Nieodłącznym elementem planu są regularne spotkania z przełożonym, które umożliwiają monitorowanie postępów, wprowadzanie korekt i udzielanie wsparcia. Warto od samego początku wyjaśnić nowej osobie, że proces onboardingu ma swój harmonogram i cele, a pierwsze zadania pojawią się w określonym czasie. W przypadku wielu ról, w pierwszych tygodniach pomocna jest metoda "shadowingu" – obserwowania pracy bardziej doświadczonych kolegów, co pozwala na zrozumienie procesów, narzędzi i zasad współpracy.

Tu znajdziesz przykładowy template szczegółowego planu onabordingu (po angielsku): https://www.cmu.edu/hr/service-center/assets/onboarding-schedule-template.docx

D/ Indywidualne podejście: rozpoznanie stylu pracy i potrzeb komunikacyjnych

W ciągu pierwszych dwóch tygodni onboardingu warto porozmawiać z nową osobą o jej preferowanym stylu pracy, potrzebach komunikacyjnych i oczekiwaniach. Choć menadżer powinien mieć pewne informacje na ten temat już po rekrutacji, to po rozpoczęciu pracy, gdy nowa osoba ma lepszy wgląd w funkcjonowanie firmy, warto wrócić do tych kwestii i ustalić zasady współpracy. To dobry moment na doprecyzowanie preferowanych godzin pracy (jeśli są elastyczne), dni pracy zdalnej i w biurze (w przypadku pracy hybrydowej) oraz omówienie nieformalnych zasad komunikacji i wzajemnych oczekiwań w zespole. Przykład Erica Snowdona z Adobe pokazuje, jak cenne może być proste ćwiczenie polegające na spisaniu wzajemnych obowiązków przez nowego pracownika i przełożonego, a następnie porównaniu tych list w celu uniknięcia nieporozumień.

E/ Rola "buddiego" we wsparciu nowej osoby

Wprowadzenie roli "buddiego" w zespole to sprawdzona praktyka. Buddy to osoba, która służy nowemu pracownikowi wsparciem, pomaga zrozumieć kulturę zespołu i firmy, odnaleźć potrzebne informacje, a nawet wdrożyć się w pierwsze zadania. Jest to pierwszy punkt kontaktowy dla nowej osoby. Rola buddiego powinna być rotacyjna i dopasowana do profilu nowego pracownika. Zakres obowiązków buddiego powinien być jasno opisany, a wszyscy członkowie zespołu powinni rozumieć tę rolę i wiedzieć, jak ją pełnić. Nowa osoba powinna otrzymać informację o swoim buddy'm już pierwszego dnia. Opieka buddiego zazwyczaj trwa przez cały okres onboardingu, a często nawet dłużej.

Również Gitlab dokładnie opisał rolę buddiego i przygotował dla osób, które mają pełnić taką rolę instrukcję: https://handbook.gitlab.com/handbook/people-group/general-onboarding/onboarding-buddies/

F/ Transparentna komunikacja o organizacji zespołu i zasadach współpracy

Informacje o strukturze całej firmy są zazwyczaj przekazywane podczas ogólnego wprowadzenia organizowanego przez dział HR. Jednak to na menadżerze zespołu spoczywa odpowiedzialność za wprowadzenie nowej osoby w specyfikę pracy zespołu. Kluczowe jest, aby wszystkie informacje były udostępnione w jednym, łatwo dostępnym miejscu (np. w formie handbooków). Nowa osoba musi zrozumieć, gdzie jej zespół znajduje się w strukturze firmy, komu podlega i z jakimi interesariuszami współpracuje. Ważne są również informacje dotyczące codziennej organizacji pracy: rytuałów i spotkań zespołu, kanałów komunikacji, zasad dotyczących urlopów i zgłaszania nieobecności, szkoleń oraz wykorzystywanych narzędzi. Warto również omówić miękkie aspekty współpracy, takie jak zasady udzielania feedbacku i komunikacji z innymi zespołami.

G/ Regularne spotkania "check-in"

Regularne spotkania "check-in" z menadżerem powinny być stałym elementem planu onboardingu. Powinny odbywać się przynajmniej raz w tygodniu i służyć odpowiadaniu na pytania, wyjaśnianiu wątpliwości oraz uzupełnianiu informacji organizacyjnych.

H/ FAQ i baza wiedzy

Warto umożliwić nowej osobie samodzielne rozwiązywanie problemów. Pomocna w tym jest baza często zadawanych pytań (FAQ) oraz lista kluczowych kontaktów i linków do ważnych źródeł informacji w firmie. Dostęp do tych zasobów powinien być zapewniony już na początku onboardingu, co zachęci nową osobę do samodzielności w poszukiwaniu odpowiedzi. Takie FAQ może być częścią Handbooka, do którego pracownik otrzymuje dostęp w pierwszych dniach. Więcej o Handbookach w kolejnym punkcie.

I/ Znaczenie handbooków w procesie onboardingu

Tworzenie handbooków – baz wiedzy i instrukcji – jest bardzo korzystną praktyką. Handbooki powinny w przystępny i zwięzły sposób opisywać wszystkie aspekty funkcjonowania zespołu: od strategicznych celów i wartości po praktyczne informacje dotyczące narzędzi i procesów. Choć ich stworzenie wymaga czasu, to znacząco ułatwiają onboarding nowych członków zespołu oraz codzienna pracę wszystkich pracowników. Handbooki centralizują wiedzę, zwiększają komfort pracy i promują transparentność. Powinny być łatwe w edycji i udostępnianiu, a zespół powinien wspólnie dbać o ich aktualność.

Mój ulubiony przykład Handbooka to handbook przygotowany przez Gitlab - jest regularnie prowadzony, stale aktualizowany i wspiera onabording pracowników jak i codzienną pracę tych, którzy są dłużej w firmie: https://handbook.gitlab.com/

Więcej przykładów handbooków i wskazówki co powinno się znaleźć w takim dokumencie znajdziesz tutaj: https://www.deel.com/blog/employee-handbook-examples/

W części 3 cyklu o neuroinkluzywnym miejscu pracy, która będzie dostępna w drugiej połowie maja, opiszę kwestie związane z organizacją biura.

W części 1, dostępnej już na blogu, opisałam proces rekrutacji: