Neuroinkluzywne miejsce pracy. Część 1: proces rekrutacji.
Doświadczenie kandydata z firmą zaczyna się w momencie kontaktu z ogłoszeniem rekrutacyjnym, które znalazł najpewniej gdzieś w internecie. Proces rekrutacji jest bardzo ważnym elementem pozwalającym kształtować neuroinkluzywną kulturę organizacji. To na tym etapie bowiem mamy szansę zadbać o różnorodność zgłaszających się osób, a w efekcie: rekrutowanych pracowników. Poniżej spisałam swoje przemyślenia o tym, co pracodawca może zrobić, żeby zachęcić osoby neuroatypowe do aplikowania i zadbać o komfortowy proces rekrutacji.
Ogłoszenie rekrutacyjne
1/ Precyzyjny opis stanowiska
Osoba zainteresowana naszą ofertą pracy powinna od razu poznać nazwę stanowiska, oczekiwane doświadczenie (zdecydowanie lepiej w latach i rodzaju realizowanych projektów, niż stosując samą etykietę „junior” lub „senior”) oraz precyzyjny zakres obowiązków i obszar tematyczny realizowanych projektów. Ważne jest również wymienienie narzędzi, technologii z których korzysta zespół oraz informacji czy doświadczenie pracy z nimi jest wymagane czy opcjonalne. Ważną informacją jest również język pracy zespołu (szczególnie w przypadku korporacji międzynarodowych warto podkreślić czy codzienna komunikacja jest prowadzona w języku angielskim czy polskim lub jak często i w jakich sytuacjach jest prowadzona w języku obcym). W opisie stanowiska pracy ważne jest również uwzględnienie informacji o sposobie realizacji projektów: czy dana rola jest jedyną taka rolą w firmie, czy dołącza do większego zespołu (jeżeli tak – jak dużego), jaka jest struktura zespołu i organizacja pracy oraz z kim najczęściej ta rola będzie współpracowała. Kluczowe jest również przedstawienie zakresu obowiązków, np. przy rekrutacji badacza UX warto podkreślić: jakie najczęściej badania będą realizowane przez osobę zatrudnioną, czy będzie realizowała je samodzielnie czy we współpracy i z kim, etc.
2/ Zwięzłe i konkretne informacje dotyczące oczekiwań
W ogłoszeniu powinny znajdować się tylko najważniejsze informacje przedstawione w sposób bezpośredni i konkretny, nie zostawiając przestrzeni na błędną interpretację. Zamiast określać wymaganie jako „umiejętność pracy w zespole” – co jest niekonkretne i nieprecyzyjne – lepiej zastanowić się nad precyzyjnym przedstawieniem takiego wymagania, na przykład: „doświadczenie w realizowaniu projektów z badaczem UX i innym projektantem”, lub „doświadczenie w udzielaniu informacji zwrotnej dotyczącej projektu innej osoby w zespole” lub „doświadczenie i zainteresowanie wspólnym wymyślaniem koncepcji w zespole i wspólnej pracy nad nią” lub „doświadczenie w prowadzeniu warsztatów z zespołem”. Każde ogłoszenie powinno być tworzone indywidualnie pod kątem konkretnej poszukiwanej osoby i kompetencji, i wówczas nie powinno sprawiać problemu precyzyjne przedstawienie oczekiwań względem kandydata.
3/ Rozróżnienie kwalifikacji wymaganych i preferowanych
W trakcie tworzenia ogłoszenia rekrutacyjnego warto poddać priorytetyzacji kwalifikacje, których oczekujemy od kandydatów i odpowiednio umieścić je w sekcji wymaganych (stanowiących absolutne minimum, które musi spełniać kandydat, żeby w ogóle móc aplikować na dane stanowisko) i preferowanych (czyli takich, które będą dodatkową przewagą kandydata). W zakres kwalifikacji wymaganych najczęściej będą wchodziły doświadczenie określone w latach, doświadczenie w określonych typach projektów, znajomość języka obcego (którą najlepiej określić w sposób praktyczny, np. umożliwiająca swobodną komunikację pisemną i w trakcie spotkań, zamiast stosując skalę A1-C2). W przypadku kwalifikacji preferowanych są one określane każdorazowo i zależą od firmy, specyfiki tego konkretnego stanowiska, a nawet tej konkretnej poszukiwanej osoby.
4/ Informacje o procesie rekrutacji
Już w ogłoszeniu warto zawrzeć informacje o tym jak będzie przebiegał cały proces rekrutacji, ponieważ to może mieć wpływ na decyzję o złożeniu swojej aplikacji przez osobę kandydującą. Informacja ta też pozwala się lepiej przygotować. Dla kandydatów, ze szczególnym uwzględnieniem osób neuroatypowych, znajomość procesu przed przystąpieniem do niego, stanowi istotny czynnik wpływający na poczucie komfortu i zmniejsza stres. W opisie procesu powinny zatem zostać umieszczone informacje o liczbie zaplanowanych etapów i krótki opis przebiegu każdego z nich, czas jaki zajmuje proces rekrutacji lub poszczególne etapy, kto bierze udział w poszczególnych etapach rekrutacji oraz jaki jest ich cel.
5/ Informacje o procesie onboardingu
To co również może mieć znaczenie już na etapie ogłoszenia, to informacje o tym, jak wyglądają pierwsze dni w nowym miejscu pracy. Z jednej strony wiele mówią one o kulturze organizacyjnej, ale też pierwsze dni w nowej pracy często stanowią największy stres i wyzwanie dla osób dołączających do firmy. Chcąc od początku zadbać o komfort osób aplikujących warto dodać informacje o tym jak będzie wyglądał pierwszy tydzień w nowej firmie, miesiąc i kwartał.
6/ Konkretne informacje o warunkach pracy
Ogłoszenie, które ma zachęcić kandydatów do złożenia swojej aplikacji, powinno zawierać konkretne informacje o oferowanych warunkach pracy. Jeżeli może zawierać informacje o widełkach wynagrodzenia to sytuacja idealna, choć nie zawsze możliwa ze względu na wewnętrzną politykę firmy. Dodatkowo w treści powinny znaleźć się inne podstawowe informacje: forma i czas trwania umowy, model pracy (zdalna, hybrydowa – i co dokładnie oznacza, w biurze – i jaka jest jego lokalizacja, warto dodać informacje o organizacji przestrzeni biurowej lub dołączyć zdjęcia), benefity pozapłacowe, sprzęt z jakiego w pracy będzie korzystać osoba dołączająca do firmy (ważną informacją poza komputerem są także dodatkowe elementy jak np. słuchawki wyciszające, dodatkowy monitor), godziny pracy (i jeżeli elastyczne to co dokładnie firma przez to rozumie), informacje o polityce urlopowej jeżeli różni się od standardowej, język komunikacji. W tym punkcie można również dodać informacje o wielkości zespołu do którego dołączy nowa osoba oraz przełożonym, do którego będzie raportowała.
7/ Alternatywne formaty ogłoszenia
Wśród osób neuroatypowych występuje również stosunkowo wysoki odsetek osób dyslektycznych, które często lepiej przyswajają treści nie będące tekstem pisanym, a poprzez słuchanie. W przypadku osób z diagnozą ADHD jest to od 25% do 40% zdiagnozowanych[1]. Również wśród osób neurotypowych preferencje co do sposobu przyswajania treści są różnorodne, dlatego warto rozważyć tworzenie ogłoszeń o pracę w formie alternatywnych formatów. Osobom z orzeczeniem o dysleksji pomogą krótkie formy – np. kilku slajdowa prezentacja z wypunktowanymi kluczowymi informacjami, forma wizualna (infografiki, ikony, ilustracje), ale też nagrana treść ogłoszenia w formie krótkiego wideo lub audio.
8/ Informacje o firmie i zespole
Nie tylko sama oferta i stanowisko mają wpływ na decyzję o aplikowaniu przez kandydata, ale również firma i zespół. W ogłoszeniu powinny znaleźć się informacje o firmie, czym się zajmuje, co produkuje lub jakie usługi oferuje, od jak dawna istnieje na rynku, ilu zatrudnia pracowników, w jakich krajach działa. Ważne są również informacje o kulturze organizacyjnej, informacje o wartościach jakimi kieruje się firma, ale także o osobach, które z perspektywy danego stanowiska, są kluczowe (przyszły przełożony, dyrektor departamentu, etc.). Informacje o zespole powinny przede wszystkim zawierać informacje o tym od kiedy zespół istnieje, ile osób jest w zespole, jakie rodzaje projektów są realizowane przez zespół, gdzie zespół jest w strukturze, kto zarządza zespołem, w jakiej metodyce pracuje zespół, jakich narzędzi używa, gdzie jest zlokalizowany (jeżeli jest rozproszony to w jakich miastach lub krajach), jaka jest misja zespołu lub jego kluczowe wartości.
Proces rekrutacji i feedback w trakcie procesu
1/ Komunikacja przed i po poszczególnych etapach rekrutacji
Bardzo ważnym aspektem całego procesu rekrutacji jest sama komunikacja. Najlepiej aby kandydat aplikujący do firmy miał po drugiej stronie jedną osobę kontaktową, która od początku do końca prowadzi z nim komunikację. Rozpoczynając proces rekrutacji najlepiej ustalić z kandydatem jakie są jego preferencje dotyczące komunikacji: czy komunikacja telefoniczna czy pisemna (np. mailowa). W przypadku prowadzonej komunikacji telefonicznej, ważne jest aby wszelkie ustalenia i krótkie podsumowanie rozmowy były przekazywane również w formie pisemnej mailowo kandydatowi. Poza formą komunikacji ważne jest również aby kandydat zawsze wiedział ile czasu trwa oczekiwanie na odpowiedź lub informację zwrotną ze strony firmy po poszczególnych etapach, informację taką powinien otrzymywać przed przystąpieniem do danego etapu lub kończąc go. Terminy te powinny być przez firmę przestrzegane, a w przypadku potrzeby przedłużenia deklarowanego terminu, kandydat powinien taką informację otrzymywać niezwłocznie. Ważne jest aby kandydat otrzymywał informację zwrotną po każdym etapie, bez względu na wynik etapu.
2/ Prosty formularz zgłoszeniowy
Pierwszym krokiem w procesie rekrutacji jest przeważnie przesłanie przez kandydata swojego CV. Najbardziej przyjazną formą przesyłania CV jest formularz zgłoszeniowy umieszczony na stronie firmy. Formularz powinien zawierać tak mało pól jak to możliwe, aby proces był szybki i przyjazny. Warto też zadbać o to, żeby nie wygasał za szybko, bo osoba wypełniająca go, może potrzebować więcej czasu na jego wypełnienie (np. osoby z deficytem uwagi, które się rozpraszają, osoby z dysleksją, etc.). Po wypełnieniu i przesłaniu formularza kandydat powinien otrzymać informację potwierdzającą wysłanie formularza, podziękowanie za zainteresowanie ofertą oraz konkretną informację o kolejnych krokach, szczególnie informację o tym kiedy firma się skontaktuje z kandydatem oraz co się wydarzy jeżeli CV nie przejdzie etapu selekcji nadesłanych zgłoszeń (zazwyczaj wystarczy informacja o tym, że jeżeli przez 2 tygodnie firma nie skontaktuje się z kandydatem to oznacza, że tym razem wybrani zostali inni kandydaci).
3/ Rozmowa z osobą z działu rekrutacji
Pierwszym etapem rekrutacji jest przeważnie rozmowa z osobą z zespołu rekrutacji lub HR – tzw. screening. Zanim do niego dojdzie zalecane jest ustalenie z kandydatem odpowiedniego terminu oraz poinformowanie kandydata o tym jakie pytania będą zadawane w trakcie takiego spotkania, w jakiej formule się ono odbędzie (telefonicznie, rozmowa wideo z włączoną kamerą, rozmowa wideo z wyłączoną kamerą, osobiście w biurze), kto weźmie w nim udział oraz ile potrwa. Warto również podkreślić przed spotkaniem jakie są oczekiwania względem kandydata oraz jaki jest ogólny cel tego spotkania. Przed spotkaniem warto również z kandydatem ustalić czy ma jakieś szczególne potrzeby, o których chciałby poinformować, a które powinny zostać zaopiekowane żeby mógł w pełni komfortowo wziąć udział w spotkaniu. Niektóre duże firmy, np. Google czy Meta, przesyłają przed spotkaniem kandydatowi informacje o możliwych udogodnieniach oraz informacje kontaktowe do zespołu, który może pomóc w zorganizowaniu wymaganych udogodnień, tak, żeby kandydat mógł w pełni komfortowo uczestniczyć w spotkaniu (przykładem takich rozwiązań są przedłużony czas trwania spotkania, wsparcie w formie pytań podanych nie tylko słownie, ale również pisemnie, możliwość robienia przerw w trakcie dłużej trwającej rozmowy). Na zakończenie rozmowy w etapie pierwszym kandydat powinien otrzymać informacje o czasie oczekiwania na informację zwrotną oraz formie przekazania tej informacji. W wyznaczonym czasie, bez względu na wynik rozmowy, każdy kandydat powinien otrzymać informację o decyzji.
4/ Wywiad techniczny
Kandydat przed przystąpieniem do wywiadu technicznego powinien otrzymać informacje o tym w jaki sposób będzie przebiegał ten etap, jak powinien się do niego przygotować, jakie są oczekiwania względem kandydata, jaki jest cel etapu, co będzie poddawane ocenie, kto będzie uczestniczył w tym etapie i jak będzie przebiegał. Warto rozważyć możliwość dostosowania etapu technicznego do preferencji kandydata: wykonania zadania technicznego w domu i prezentacja w trakcie spotkania, wykonanie etapu technicznego podczas spotkania lub prezentacja wybranego projektu z portfolio. Oczywiście, nie każda rola i rekrutacja pozwalają na takie rozwiązanie, ale tam gdzie to możliwe warto stawiać na elastyczność. Na tym etapie kandydat powinien również mieć przestrzeń na zadanie pytań osobom rekrutującym, dowiedzenie się jak technicznie realizowane są projekty w firmie, oraz dopytać o wszelkie inne szczegóły, które mogą być dla niego istotne w trakcie podejmowania decyzji o zatrudnieniu. Podobnie jak we wcześniejszym etapie, tak i po tym, kandydat powinien otrzymać konkretną informację o czasie oczekiwania na informacje zwrotną i decyzję oraz otrzymać je w zadeklarowanym terminie niezależnie od wyniku tego etapu rekrutacji.
5/ Rozmowa z menadżerem zatrudniającym
Często ostatnim etapem rekrutacji jest rozmowa z przyszłym przełożonym. Pozwala ona menadżerowi lub liderowi zespołu zweryfikować na ile osoba pasuje do kompozycji zespołu i odnajdzie się we współpracy z pozostałymi członkami zespołu i w danej kulturze organizacyjnej. Przed spotkaniem kandydat powinien otrzymać konkretną informację o formie spotkania, czasie trwania spotkania, informacji o osobie lub osobach, które będą brały udział w spotkaniu, o celu spotkania i jego przebiegu. Warto udostępnić kandydatowi listę potencjalnych tematów lub pytań, które mogą być zadane oraz podkreślić, żeby przygotował też swoje pytania. W trakcie rozmowy kandydat powinien mieć przestrzeń na zadawanie swoich pytań, a całe spotkanie powinno mieć charakter partnerskiej rozmowy. Na koniec, podobnie jak w przypadku poprzednich etapów, kandydat powinien otrzymać konkretna informacje o czasie oczekiwania na decyzje i informacje zwrotną oraz otrzymać je w zadeklarowanym terminie wraz z uzasadnieniem bez względu na wynik rekrutacji.
6/ Informacja zwrotna oraz informacja o kolejnych krokach
Jak zostało to podkreślone w opisie poszczególnych etapów powyżej, po każdym etapie rekrutacji kandydat powinien otrzymywać informacje zwrotną bez względu na podjętą decyzję. Powinna ona być zawsze przekazywana w ustalonym czasie i formie. Dobrą praktyką jest umożliwienie kandydatowi zadania pytań do otrzymanego feedbacku, a w przypadku decyzji po rozmowie technicznej - dobrą praktyką stosowaną między innymi przez Google czy Meta jest umożliwienie kandydatowi odbycia krótkiego spotkania z osobą techniczną oceniającą etap lub z osobą prowadzącą rekrutację w celu głębszego omówienia feedbacku i przekazaniu wskazówek, które pomogą kandydatowi następnym razem lepiej przygotować się do rekrutacji. Takie działania po pierwsze pomagają zadbać o dobrą relację z kandydatem, o jego komfort, ale też są istotnym zabiegiem wizerunkowym dla firmy konkurującej na rynku pracy o najlepszych pracowników.
7/ Zbieranie informacji zwrotnej od kandydatów po poszczególnych etapach
Po każdym etapie rekrutacji warto dać możliwość kandydatom biorącym w nim udział podzielenia się opinią o ich doświadczeniach. Bez względu na wynik danego etapu warto wysłać ankietę po-rekrutacyjną. Powinna być ona możliwie krótka i zbierać informacje o ocenie danego etapu na skali, o tym co podobało się kandydatowi najbardziej, a co wymaga poprawy i nie było dla niego komfortowe. To pozwala na zachowanie dobrej relacji z kandydatami bez względu na wynik procesu rekrutacji, ale co najważniejsze pozwala na stałe ulepszanie tego procesu i podnoszenie jego jakości. Kluczowe jest aby ankieta była wysyłana do kandydata w odpowiednim momencie: rekomendowane jest wysłanie ankiety od razu po odbytym przez kandydata spotkaniu. Niektóre firmy decydują się na wysłanie ankiety po zakończonym całym procesie rekrutacji, co również jest dobrym rozwiązaniem, natomiast znacznie trudniej jest wówczas uchwycić ocenę poszczególnych etapów, dlatego o ile to możliwe, warto prosić kandydata o feedback od razu po odbytym spotkaniu.
Proces zatrudnienia i podpisania umowy
1/ Komunikacja dotycząca wymaganych dokumentów i procesu zatrudniania
Po przejściu procesu rekrutacyjnego, otrzymaniu oferty i przyjęciu jej nowy pracownik powinien również otrzymywać konkretną komunikację dotyczącą kolejnych kroków. Często w momencie przyjęcia oferty w firmach zmienia się osoba kontaktowa, bo inny zespół przejmuje obowiązki. Nowo zatrudniona osoba powinna zatem otrzymać informację o swojej osobie kontaktowej po stronie firmy oraz szczegółowo opisany krok po kroku proces zatrudnienia. W instrukcji powinny znaleźć się informacje o kluczowych terminach, wymaganych dokumentach, formie ich dostarczenia.
2/ FAQ dla nowo zatrudnionej osoby
Dobrą praktyką jest utworzenie strony lub dokumentu z najważniejszymi pytaniami, które najczęściej zadają nowo zatrudnione osoby, wraz z odpowiedziami. Prowadzenie takiej strony pomaga w aktualizowaniu bazy pytań i odpowiedzi i dodanie linka w komunikacji z nowo zatrudnioną osobą, która może w każdej chwili przeszukać bazę pytań i samodzielnie znaleźć odpowiedź lub rozwiązać swój problem. W bazie mogą znajdować się pytania dotyczące procesy zatrudnienia, ale również kultury firmy – np. dresscodu obowiązującego w firmie i podczas pierwszego dnia w pracy.
3/ Komunikacja od momentu zakończenia rekrutacji do momentu dołączenia do firmy
Poza komunikacją dotyczącą procesu zatrudnienia, wymaganych dokumentów, terminów i podpisania umowy, dla nowo zatrudnionej osoby ważne będą inne kwestie organizacyjne. Warto zapytać pracownika o jego potrzeby związane ze sprzętem, z którego będzie korzystał pracy, dodatkowe wyposażenie lub potrzeby, które powinny zostać zaopiekowane, aby pracownik czuł się w pełni komfortowo od pierwszego dnia pracy. Zamiast zadawać otwarte pytanie ("czego potrzebujesz, żeby czuć się komfortowo" warto dostarczyć nowozatrudnionej osobie jeszcze przed pierwszym dniem prostą do wypełnienia ankietę, w której może zaznaczyć spośród dostępnych opcji, rozwiązania, które pomogą jej w pracy, lub może też opcjonalnie dodać inne swoje propozycje. Ważne, aby po wypełnieniu ankiety pracownik otrzymał informację zwrotną na temat tego co jest możliwe do zapewnienia po stronie firmy, a co nie.
Jeżeli okres wypowiedzenia w poprzedniej firmie zatrudnionej osoby jest długi, warto podtrzymywać kontakt ze zrekrutowaną osobą przez cały ten czas. Warto w takiej sytuacji dozować informacje organizacyjne, które pozwolą nowo zatrudnionej osobie powoli oswajać się z nowym miejscem pracy. Dla niektórych osób dobrym rozwiązaniem jest spotkanie swojego nowego zespołu jeszcze przed oficjalnym rozpoczęciem pracy lub odwiedzenie nowego miejsca pracy, dlatego na etapie zbierania informacji o potrzebach nowo zatrudnionej osoby warto ustalić czy takie spotkanie lub wizyta w biurze byłyby dla niej atrakcyjne. Dobrym pomysłem jest również przesłanie nowozatrudnionej osobie zdjęcia jej biurka i najbliższego otoczenia, zanim jeszcze dołączy, bo to pomoże jej się oswoić z nowym miejscem pracy. Niektóre firmy decydują się na bardziej zaawansowane technologicznie rozwiązania, np. wirtualne wycieczki po biurze.
To główne elementy, o których warto pomyśleć, projektując proces rekrutacji nowych pracowników. Jeżeli Twoim zdaniem coś jeszcze powinno się znaleźć na tej liście - zachęcam do komentowania.
W kolejnej części omówię kwestię onboardingu nowych pracowników oraz projektowania przestrzeni biurowej.