Konferencje, które wciągają. Jak sprawić, by każdy czuł się komfortowo?

Dla organizatora eventów branżowych, stworzenie angażującego i merytorycznego wydarzenia to priorytet. Ale co, jeśli uczestnicy czują się tak przytłoczeni, że nie są w stanie skupić się na tym, co najważniejsze? Wierzę, że nie potrzeba wiele, żeby zorganizować wydarzenie komfortowe dla wszystkich.

UPDATE: Poniższy tekst został przeze mnie zaktualizowany po konferencji Neuroshow 2025 organizowanej w Warszawie przez JiM Fundację. Doświadczenia i rozwiązania z tej konferencji posłużyły w niniejszym tekście jako przykłady dobrych rozwiązań.

Od wielu lat uczestniczę w wydarzeniach branżowych: od kameralnych meetupów po duże konferencje. Zawsze towarzyszyło mi poczucie, że coś można zrobić lepiej. Czasami już na etapie rejestracji pojawiał się dyskomfort, innym razem podczas samego eventu. Były jednak i takie wydarzenia, które dawały mi poczucie absolutnego komfortu i pozwalały w pełni skupić się na treści. Zebrałam tutaj kluczowe wskazówki, które pomogą każdemu organizatorowi stworzyć event, który będzie bardziej przyjazny dla każdego.

Zapisy i komunikacja

Pierwsze wrażenie jest kluczowe. To, jak komunikujemy się z uczestnikami przed wydarzeniem, buduje zaufanie i zmniejsza poczucie lęku.

• Dostępność w standardzie

Strona wydarzenia i formularz rejestracyjny powinny być zgodne z co najmniej WCAG 2.1 AA. Oprócz tego, na stronie należy umieścić wyraźne oświadczenie o dostępności wraz z danymi kontaktowymi osoby, z którą można skonsultować potrzebne udogodnienia.

• Prosty język w formularzu

Zrezygnuj z branżowego żargonu w formularzu rejestracyjnym. Zamiast tego, dodaj pytanie otwarte "Jakiego wsparcia potrzebujesz?" oraz listę przykładowych udogodnień, takich jak napisy na żywo, cicha strefa, etc. To pokazuje, że zależy ci na komforcie każdego uczestnika i pomoże ci skupić się na szczególnie potrzebnych elementach.

• Ważne informacje z wyprzedzeniem

Opublikuj z wyprzedzeniem pełny harmonogram, mapkę, a nawet zdjęcia sal. Poinformuj o potencjalnych wyzwalaczach sensorycznych, takich jak głośna muzyka, stroboskopy czy intensywne zapachy. Zapewnij alternatywy, takie jak transmisja online czy specjalnie przygotowana, mniej intensywna ścieżka prelekcji (tzw. "low-stim track").

• Bilet dla asystenta

Umożliwienie bezpłatnego biletu dla asystenta (tzw. PA - Personal Assistant) znacząco obniża barierę udziału dla wielu osób. Warto również precyzyjnie określić, jakie dokumenty uprawniają do takiego biletu.

Organizacja i przestrzeń: tworzenie bezpiecznej przystani

Przestrzeń fizyczna i jej organizacja mają ogromny wpływ na komfort uczestników. Można zaplanować elementy, które zredukują stres i pozwolą na swobodne przyswajanie wiedzy.

• Cisza jest w cenie

Wydziel cichą salę lub pokój sensoryczny, oddalony od tłumu, z przygaszonym światłem, wygodnymi siedzeniami, minimalnymi dekoracjami. Jasno zakomunikuj zasady korzystania z niej: zero rozmów, zero telefonów. Pamiętaj też o ograniczeniu głośnej muzyki w holu głównym. Uczestnicy powinni mieć możliwość skupienia się, a nie walki z nadmiarem bodźców. Możesz zapewniċ też stopery.

• Łatwa nawigacja i różnorodność

Zadbaj o czytelną nawigację z kontrastowymi oznaczeniami i piktogramami. W przypadku dużych wydarzeń - opublikuj mapę sensoryczną, która wskaże "hot-spots", czyli miejsc o podwyższonym natężeniu bodźców. W miarę możliwości zapewnij różnorodne miejsca siedzące: od krzeseł z oparciem po miękkie pufy, poduszki, miejsca do stania z niewielkimi stolikami, dając tym samym uczestnikom wybór w zależności od ich potrzeb.

• Dbałość o detale

Rozdziel strefy jedzenia i minimalizuj intensywne zapachy. Oznacz wszystkie alergeny i zapewnij opcję jedzenia w cichszej strefie. Pamiętaj o wodzie pitnej w wielu miejscach, a nie tylko tych wymuszających interakcje z innymi osobami. Zapewnij bufory czasowe między prelekcjami na przejście między salami i przerwy sensoryczne.

W ramach konferencji Neuroshow doliczyłam się 7 stanowisk z kawą i herbatą i wodą, być może było ich nawet więcej. Przez całe dwa dni nie doświadczyłam kolejki, nawet w trakcie dłuższych przerw, to dało mi ogromne poczucie komfortu i jako uczestnik czułam się zaopiekowana.

• Profesjonalna obsługa

Warto przeszkolić obsługę i wolontariuszy z zasad wspierania osób neuroatypowych, szczególnie w przypadku przeciążenia sensorycznego.

W przestrzeni, w której odbywała się konferencja Neuroshow, były obecne osoby w koszulkach organizatora, z napisem na plecach "How Can I help". Były dostępne dla uczestników przez cały czas trwania konferencji, ale też same proaktywnie wypatrywały osób, które być może potrzebują wsparcia. To kolejny element organizacji wydarzenia, podnoszący poczucie komfortu.

Networking i interakcje społeczne: poza schematami

Networking to kluczowy element wielu wydarzeń, ale dla niektórych jest ogromnym wyzwaniem. Daj uczestnikom możliwość wyboru, jak chcą nawiązywać kontakty.

• Kolorowe identyfikatory

Możesz wprowadzić dobrowolne "color communication badges" z odpowiednim podpisem. Przykładowe kolory: fioletowy lub zielony dla "chętnie porozmawiam", żółty dla "jestem otwarty na wybrane rozmowy", czerwony dla "proszę, nie zagaduj mnie". To proste rozwiązanie znacznie ułatwia nawigację w tłumie.

• Alternatywy dla małych rozmów

Oferuj ciche godziny networkingu lub organizuj mniejsze, moderowane stoliki tematyczne z wcześniej opublikowanymi pytaniami. Zapewnij także alternatywy, takie jak kanały tekstowe (np. na Slacku) lub tabliczki „porozmawiaj ze mną o…”.

• Unikaj przymusu

Zapewnij, że uczestnicy mogą zrezygnować z networkingu bez poczucia "strachu przed przegapieniem" (FOMO). Publikuj nagrania prelekcji i notatki. Daj możliwość zadawania pytań prelegentom asynchronicznie, np. przez e-mail/chat.

• Komfort podczas interaktywnych części

Jeżeli wydarzenie, które organizujesz, przewiduje jakieś interaktywne elementy (np. warsztat, podczas którego uczestnicy pracują w grupach, przedstawienie się na forum wszystkim innym uczestnikom, etc.) - przede wszystkim poinformuj o tym z wyprzedzeniem. Nie zmuszaj do brania aktywnego udziału - mówienie na forum, angażowanie się w dyskusje, prezentowanie, komunikuj jako opcjonalne. Zaplanuj część interaktywną tak, aby dawała czas na zastanowienie się, spisanie swoich pomysłów, tego co chce się powiedzieć - nie każdy jest w stanie w sytuacji stresującej spontanicznie sformułować odpowiedź.

W ramach konferencji Neuroshow każda osoba mogła zgłosić się i zadać pytanie na forum, ale mogła też napisać pytanie na czacie, który był dostępny dla uczestników online, ale też dla osób biorących udział na miejscu, stacjonarnie, ale nie czujących się komfortowo z zadawaniem pytań do mikrofonu.

Technologia i dostępność: inwestycja w jakość

Współczesne eventy to często hybryda, a technologia może być zarówno barierą, jak i potężnym narzędziem inkluzywności.

• Napisy, transkrypcja

Zapewnij napisy na żywo i transkrypcje dla nagrań.

• Równość hybrydowego doświadczenia

Jeśli organizujesz wydarzenie hybrydowe, upewnij się, że doświadczenia uczestników online i stacjonarnych są na równi. Zadbaj o mikrofony zbierające pytania z sali i równorzędną moderację czatu online.

• Dostępne prezentacje

Poinstruuj prelegentów, jak tworzyć dostępne prezentacje (dobry kontrast, czytelna czcionka, kolor tła na slajdach). Poinformuj ich o ekranie, na którym będą wyświetlane prezentacje (jak duży jest, jaka jest jego jasność, etc.). Poproś ich o powtarzanie pytań zadanych z sali do mikrofonu, aby były słyszalne dla wszystkich.

Współtworzenie i budżet: inkluzja jako priorytet

Tworzenie wydarzeń przyjaznych dla wszystkich to też konkretna strategia biznesowa, po prostu się opłaca.

• Konsultuj i testuj

Już na etapie projektowania konsultuj się z osobami neuroatypowymi. Przeprowadź mini-audyt dostępności przestrzeni i upewnij się, że spełniasz podstawowe wymagania. Przetestuj również przestrzeń wydarzenia sprawdzając np. oświetlenie, jasność ekranów, akustykę, etc.

• Zaplanuj budżet

Włącz budżet na dostępność jako osobny punkt w procesie planowania wydarzenia. To znacznie tańsze niż łatanie problemów na ostatnią chwilę.

• Zbieraj feedback

Zapewnij dostępną formę ewaluacji po wydarzeniu – krótką ankietę, łatwą do czytania wersję lub możliwość udzielenia/nagrania opinii telefonicznie.

Chcesz zorganizować neuroinkluzywne wydarzenie? Zacznij od małych kroków. Formularz z pytaniem o udogodnienia, wyznaczenie cichej strefy, badge z informacją o preferencjach komunikacyjnych - to już ogromny postęp. Pamiętaj, że komfort uczestników przekłada się na ich zaangażowanie i wartość, jaką wynoszą z eventu. A jeżeli chcesz skonsultować swoje pomysły - zapraszam do kontaktu!